Corporate Travel Agent vs จองออนไลน์: แบบไหนประหยัดให้องค์กรได้มากกว่ากัน?
ในยุคที่แพลตฟอร์มจองการเดินทางออนไลน์ (Online Travel Agency - OTA) ทำให้ทุกคนสามารถจองตั๋วเครื่องบินและที่พักได้เพียงปลายนิ้ว หลายองค์กรจึงเกิดคำถามว่า "ทำไมเรายังต้องใช้บริการ Corporate Travel Agent อีก?" แม้ว่าการจองออนไลน์อาจดูเหมือนมีราคาถูกกว่าในตอนแรก แต่เมื่อพิจารณาถึง "ต้นทุนโดยรวม" ทั้งหมดแล้ว คำตอบอาจไม่เป็นอย่างที่คุณคิด บทความนี้จะพาไปเจาะลึกถึงต้นทุนแฝงที่คุณอาจมองข้าม และเหตุผลว่าทำไมการมีพาร์ทเนอร์มืออาชีพจึงเป็นการลงทุนที่ "ประหยัด" กว่าในระยะยาว
"ต้นทุนแฝง" ของการจองออนไลน์เองที่องค์กรมองข้าม
ก่อนจะเปรียบเทียบ เราต้องเข้าใจก่อนว่า "ต้นทุน" ของการเดินทางเพื่อธุรกิจไม่ได้มีแค่ค่าตั๋วและค่าโรงแรม แต่ยังรวมถึง:
- ต้นทุนเวลาของพนักงาน: เวลาที่ฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายธุรการใช้ไปหลายชั่วโมงในการค้นหา, เปรียบเทียบราคา, กรอกข้อมูล, และทำเรื่องเบิกจ่าย คือต้นทุนค่าแรงที่บริษัทต้องจ่าย
- ความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลง: เมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝัน เช่น เที่ยวบินดีเลย์หรือยกเลิก การติดต่อกับ Call Center ของ OTA เพื่อแก้ไขปัญหาอาจเป็นเรื่องยากและล่าช้า ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจหลักพันล้าน
- การควบคุมนโยบายที่ยากลำบาก: เป็นเรื่องยากที่จะตรวจสอบว่าพนักงานทุกคนจองการเดินทางภายใต้นโยบายของบริษัท (Travel Policy) หรือไม่
- การขาดอำนาจต่อรอง: การจองทีละบุ๊คกิ้งทำให้องค์กรไม่มีพลังในการต่อรองราคาพิเศษใดๆ
5 เหตุผลที่ Corporate Travel Agent ช่วยองค์กรประหยัดได้มากกว่าที่คิด
1. การเข้าถึงราคาพิเศษ (Corporate Rates & Deals)
Corporate Travel Agent มีความสัมพันธ์และมีปริมาณการจองสูงกับสายการบินและโรงแรม ทำให้สามารถเข้าถึง "ราคาสำหรับองค์กร (Corporate Rate)" ซึ่งเป็นราคาพิเศษที่ไม่มีแสดงบนหน้าเว็บจองออนไลน์ทั่วไป ช่วยให้องค์กรของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้ตั้งแต่ต้นทาง
2. บริการครบวงจรและเครดิตเทอม (One-Stop Service & Credit Terms)
เราดูแลให้คุณทั้งหมดในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นตั๋วเครื่องบิน, ที่พัก, วีซ่า, ประกันการเดินทาง, และรถรับส่ง ที่สำคัญที่สุดคือ บริการเครดิตเทอม ที่ช่วยเพิ่มสภาพคล่องทางการเงินให้บริษัท ไม่ต้องชำระเงินทันทีเหมือนการจองออนไลน์ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมหาศาลต่อการบริหารกระแสเงินสด
3. ประหยัด "เวลา" ซึ่งเป็นต้นทุนที่แพงที่สุด (Saving "Time," The Most Expensive Cost)
เพียงแค่ส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ครั้งเดียว ทีมงานของคุณก็สามารถไปโฟกัสกับงานหลักที่สร้างรายได้ให้บริษัทได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาและเปรียบเทียบราคาอีกต่อไป เราทำหน้าที่เป็นเสมือนแผนกจองตั๋วและที่พักส่วนตัวของบริษัทคุณ
4. ผู้ช่วยส่วนตัวเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน (A Personal Assistant in Emergencies)
นี่คือความแตกต่างที่สำคัญที่สุด หากเกิดปัญหาขึ้นระหว่างการเดินทาง พนักงานของคุณไม่ต้องติดต่อ Call Center ที่ไม่รู้ว่าจะได้คุยกับใคร แต่สามารถติดต่อ Agent ผู้ดูแลโดยตรงได้ทันทีตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อขอความช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลงเที่ยวบินหรือแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างรวดเร็ว (Duty of Care)
5. การควบคุมนโยบายและรายงานสรุป (Policy Control & Reporting)
เราทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยในการควบคุมให้ทุกการจองเป็นไปตาม Travel Policy ขององค์กร และยังสามารถจัดทำ รายงานสรุปค่าใช้จ่าย (Travel Expense Report) ให้กับฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายจัดซื้อได้ ทำให้องค์กรเห็นภาพรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและนำไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนงบประมาณในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บทสรุป: ไม่ใช่แค่เรื่อง "ราคา" แต่เป็นเรื่อง "ความคุ้มค่า"
แม้การจองออนไลน์จะดูสะดวกและมีราคาเริ่มต้นที่น่าดึงดูด แต่เมื่อพิจารณาถึงต้นทุนแฝงด้านเวลา, ความเสี่ยง, ความยุ่งยากในการบริหารจัดการ, และสิทธิประโยชน์ที่ขาดหายไป จะเห็นได้ว่าการใช้บริการ Corporate Travel Agent มืออาชีพคือทางเลือกที่มอบ "ความคุ้มค่าโดยรวม (Total Value)" ที่สูงกว่า และช่วยให้องค์กรประหยัดได้มากกว่าในระยะยาว
ยกระดับการจัดการ Business Travel ขององค์กรคุณ
ให้ Diva MICE ช่วยดูแลการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณให้เป็นเรื่องง่าย, ประหยัด, และปลอดภัย เพื่อให้ทีมงานของคุณได้มุ่งเน้นไปที่การสร้างความสำเร็จทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่
