เปิด 5 ค่าใช้จ่ายแฝงที่คุณต้องเจอเมื่อจอง Business Travel เอง (และทำไม Agent ถึงคุ้มกว่า)

ในยุคที่ใครๆ ก็สามารถจองตั๋วเครื่องบินและที่พักผ่านเว็บออนไลน์ได้ง่ายๆ หลายองค์กรจึงเลือกที่จะให้พนักงานหรือฝ่ายธุรการจัดการเรื่องการเดินทางเพื่อธุรกิจ (Business Travel) เอง โดยเชื่อว่าเป็นวิธีที่ "ประหยัดที่สุด" แต่คุณเคยคำนวณ "ต้นทุนแฝง" ที่ซ่อนอยู่ในการจองเองเหล่านั้นหรือไม่? บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจ 5 ค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็น ซึ่งอาจทำให้การ "ประหยัด" ของคุณกลายเป็นการ "จ่ายแพง" กว่าเดิมโดยไม่รู้ตัว

5 ต้นทุนแฝงที่ทำให้การจองเองไม่ถูกอย่างที่คิด

1. ต้นทุน "เวลา" ของพนักงาน (The Cost of Employee Time)

นี่คือต้นทุนที่ชัดเจนและคำนวณได้มากที่สุด แต่กลับถูกมองข้ามบ่อยที่สุด

สถานการณ์: ลองจินตนาการว่าพนักงานฝ่ายบุคคล/ธุรการของคุณต้องใช้เวลาเฉลี่ย 3-4 ชั่วโมงต่อหนึ่งทริปในการค้นหา เปรียบเทียบราคา จองตั๋ว กรอกข้อมูลผู้เดินทาง ทำเรื่องเบิกจ่าย และประสานงาน

คิดเป็นเงิน: หากพนักงานมีเงินเดือน 30,000 บาท (ประมาณ 187 บาท/ชั่วโมง) เท่ากับว่าบริษัทของคุณจ่าย "ค่าเสียเวลา" ไปแล้ว 560 - 750 บาทต่อทริป ซึ่งเป็นต้นทุนที่สามารถนำไปใช้กับงานอื่นที่สร้างคุณค่าได้มากกว่า

Agent ทำอะไร: Agent สามารถจัดการทั้งหมดนี้ให้จบได้ในการสื่อสารเพียงครั้งเดียว ปลดล็อกเวลาของพนักงานคุณให้ไปโฟกัสกับงานหลัก

2. ต้นทุน "ค่าเสียโอกาส" จากการจัดการปัญหา (The Opportunity Cost of Troubleshooting)

เมื่อการเดินทางไม่ได้ราบรื่นเสมอไป

สถานการณ์: เที่ยวบินถูกยกเลิกกระทันหัน พนักงานของคุณต้องเสียเวลา 2 ชั่วโมงเพื่อรอสายและต่อรองกับ Call Center ของสายการบินหรือเว็บจองออนไลน์ แทนที่จะได้ใช้เวลานั้นเตรียมตัวประชุมกับลูกค้ารายสำคัญ

คิดเป็นเงิน: มูลค่าของการประชุมที่อาจล้มเหลว หรือดีลธุรกิจที่อาจไม่เกิดขึ้นเพราะการเตรียมตัวไม่พร้อมนั้นมีค่ามากกว่าค่าบริการของ Agent หลายเท่านัก

Agent ทำอะไร: ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยส่วนตัว คอยจัดการและหาเที่ยวบินใหม่ให้ทันทีที่เกิดปัญหา ทำให้พนักงานของคุณไปต่อได้โดยไม่สะดุด

3. ต้นทุน "ส่วนต่างราคา" ที่มองไม่เห็น (The Cost of Unseen Price Differences)

ราคาที่ถูกที่สุดบนหน้าจอ อาจไม่ใช่ราคาที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร

สถานการณ์: คุณเห็นราคาโปรโมชั่นบนเว็บ แต่ไม่รู้ว่า Corporate Travel Agent มี "Corporate Rate" ซึ่งเป็นราคาพิเศษสำหรับลูกค้าองค์กรโดยเฉพาะที่ไม่มีแสดงให้คนทั่วไปเห็น

คิดเป็นเงิน: ส่วนต่างของราคา Corporate Rate, แพ็กเกจที่พักพร้อมอาหารเช้า, หรือการอัปเกรดเล็กๆ น้อยๆ ที่ Agent จัดหาให้ได้ เมื่อรวมกันหลายๆ ทริปตลอดทั้งปี อาจเป็นเงินจำนวนมหาศาล

Agent ทำอะไร: เข้าถึงระบบจองสำหรับมืออาชีพและใช้คอนเนคชั่นเพื่อหาดีลที่ดีที่สุดให้แก่องค์กร

4. ต้นทุน "การควบคุมนโยบาย" ที่ล้มเหลว (The Cost of Failed Policy Enforcement)

เมื่อไม่มีคนกลางคอยควบคุม การใช้จ่ายมักจะเกินงบที่กำหนด

สถานการณ์: พนักงานเลือกโรงแรมที่สะดวกแต่ราคาสูงกว่างบที่บริษัทกำหนดเล็กน้อย หรือเลือกบินในเวลาที่ตัวเองชอบแต่เป็นสายการบินที่แพงกว่า

คิดเป็นเงิน: ค่าใช้จ่ายส่วนเกินเล็กๆ น้อยๆ จากหลายๆ คน หลายๆ ทริป รวมกันเป็นเงินก้อนใหญ่ในตอนสิ้นปี และทำให้การควบคุมงบประมาณ (Budget Control) ของบริษัทล้มเหลว แม้แต่นโยบายดีๆ ที่ทันสมัยอย่าง การทำ Bleisure Travel เพื่อเป็นสวัสดิการให้พนักงาน ก็อาจกลายเป็นปัญหาได้หากขาดการควบคุมที่ดี

Agent ทำอะไร: ทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบและควบคุมให้ทุกการจองเป็นไปตามนโยบายการเดินทาง (Travel Policy) ของบริษัทอย่างเคร่งครัด

5. ต้นทุน "ความเสี่ยง" ด้านความปลอดภัย (The Cost of Safety & Security Risks)

การดูแลความปลอดภัยของพนักงาน (Duty of Care) คือหน้าที่ของบริษัท

สถานการณ์: พนักงานป่วยหนัก, ทำพาสปอร์ตหาย, หรือเกิดเหตุการณ์ไม่สงบในประเทศที่เดินทางไป ใครคือคนที่จะให้ความช่วยเหลือ?

คิดเป็นเงิน: ต้นทุนด้านความปลอดภัยนั้นประเมินค่าไม่ได้ การไม่มีระบบช่วยเหลือฉุกเฉินคือความเสี่ยงที่องค์กรไม่ควรแบกรับ

Agent ทำอะไร: มีบริการช่วยเหลือฉุกเฉินตลอด 24 ชั่วโมง (24/7 Emergency Support) สามารถช่วยประสานงานกับสถานทูต, โรงพยาบาล, หรือสายการบินได้ทันที

บทสรุป: Agent ไม่ใช่ "ค่าใช้จ่าย" แต่คือ "เครื่องมือลดต้นทุน"

เมื่อนำต้นทุนแฝงทั้ง 5 ข้อมาพิจารณา จะเห็นได้ว่าค่าบริการของ Corporate Travel Agent นั้นไม่ใช่ "ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น" แต่เป็น "การลงทุน" เพื่อลดต้นทุนโดยรวมที่สูงกว่า ทั้งในแง่ของเวลา, เงิน, และความเสี่ยง การมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาบริหารจัดการจะช่วยเปลี่ยนการเดินทางเพื่อธุรกิจให้กลายเป็นเรื่องที่ง่าย, คุ้มค่า, และปลอดภัยยิ่งขึ้น

การมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาบริหารจัดการจะช่วยเปลี่ยนการเดินทางเพื่อธุรกิจให้กลายเป็นเรื่องที่ง่าย, คุ้มค่า, และปลอดภัยยิ่งขึ้น แล้วเมื่อเทียบกันชัดๆ ระหว่าง Corporate Travel Agent vs จองออนไลน์ แบบไหนจะประหยัดให้องค์กรได้มากกว่ากัน? บทความนี้มีคำตอบเชิงลึกให้คุณ

ให้ Diva MICE ช่วยดูแลการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณอย่างมืออาชีพ เพื่อให้ทีมงานของคุณได้มุ่งเน้นไปที่การสร้างความสำเร็จทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่